Huishoudelijk reglement algemene raad
Besluit van de algemene raad van 5 juli 2024 tot vaststelling van het Huishoudelijk reglement van de algemene raad van de Nederlandse orde van advocaten (Huishoudelijk reglement algemene raad)
De algemene raad van de Nederlandse orde van advocaten,
gelet op de artikelen 8a, 18, eerste lid, 19, 24, eerste lid, 27, 31, 36, 36a, tweede lid, en 51, tweede lid, van de Advocatenwet;
gelet op de artikelen 2.3, 2.10, 2.14, 2.18, 2.19c, 2.22 en 2.23c, van de Verordening op de advocatuur;
stelt het navolgende reglement vast:
Paragraaf 1 Algemene bepalingen
Artikel 1 Begripsbepalingen
In dit reglement wordt verstaan onder:
agendacommissie van het college van afgevaardigden: de agendacommissie van het college van afgevaardigden, bedoeld in artikel 5, eerste lid, van het Reglement van orde van het college van afgevaardigden;
algemeen deken: de deken, bedoeld in artikel 18, eerste lid, van de Advocatenwet;
algemeen secretaris: de secretaris, bedoeld in artikel 34, van de Advocatenwet;
algemene raad: de raad, bedoeld in artikel 18, eerste lid, van de Advocatenwet;
tuchtcollege: een raad van discipline als bedoeld in artikel 46aa, of het hof van discipline, bedoeld in artikel 51, van de Advocatenwet;
tuchtklacht: een aan de raad van discipline ter kennis gebrachte klacht als bedoeld in artikel 46c, tweede lid, of artikel 46f, van de Advocatenwet.
Artikel 2 Leden algemene raad
1. De leden van de algemene raad worden ingevolge artikel 19, eerste lid, van de Advocatenwet, verkozen door het college van afgevaardigden.
2. De algemene raad stelt elk kalenderjaar in de eerste maand een rooster van aftreden vast, ingevolge artikel 19, vierde lid, van de Advocatenwet.
Artikel 3 Portefeuilles
1. De algemene raad stelt voor ieder lid diens portefeuille vast.
2. De portefeuilleverdeling laat onverlet de gezamenlijke verantwoordelijkheid voor het bestuur en het beleid van de Nederlandse orde van advocaten.
3. In het geval er meerdere leden van de algemene raad de wettelijke taken en bevoegdheden van de algemeen deken uitoefenen dan stellen deze leden in gezamenlijkheid de onderlinge verdeling van deze wettelijke taken en bevoegdheden vast. Zij doen mededeling van deze verdeling aan de overige leden van de algemene raad, de overige organen van de Nederlandse orde van de advocaten en de dekens en de raden van de orde in de arrondissementen.
4. De verdeling van de wettelijke taken en bevoegdheden van de algemeen deken laat onverlet de gezamenlijke verantwoordelijkheid voor de uitoefening van deze taken en bevoegdheden.
5. De leden die de wettelijke taken en bevoegdheden van de algemeen deken uitoefenen vervangen elkaar bij ontstentenis of verhindering.
6. De algemeen secretaris publiceert de portefeuilleverdeling van de leden van de algemene raad en de verdeling van de wettelijke taken en bevoegdheden van de algemeen deken op een voor ieder toegankelijke plaats.
Artikel 4 Voorzitterschap
1. De algemeen deken bekleedt ingevolge artikel 38, eerste lid, van de Advocatenwet, het voorzitterschap van de vergaderingen van de algemene raad.
2. De voorzitter van de vergadering bepaalt de orde van de vergadering en bevordert een efficiënt verloop van de vergaderingen.
Artikel 5 Agendacommissie
1. Er is een agendacommissie die bestaat uit de algemeen deken, indien aangewezen de waarnemend deken, en de algemeen secretaris.
2. De agendacommissie heeft tot taak het opstellen van het vergaderschema, het vaststellen van de agenda voor de vergaderingen van de algemene raad en het bespreken van de werkzaamheden bij actualiteiten.
3. De algemeen deken roept ingevolge artikel 37, eerste lid, van de Advocatenwet in ieder geval een vergadering bijeen indien ten minste twee leden van de algemene raad daarom verzoeken.
Artikel 6 Commissies en werkgroepen
1. De algemene raad kan commissies en werkgroepen instellen bestaande uit advocaat-leden en niet-advocaat-leden, ter voorbereiding van besluitvorming door de algemene raad en/of ter advisering aan de algemene raad over aangelegenheden die verband houden met de taken van de Nederlandse orde van advocaten.
2. De op grond van het eerste lid ingestelde commissie betreft niet een adviescommissie wetgeving als bedoeld in artikel 2.21 van de Verordening op de advocatuur.
3. Het instellingsbesluit van een commissie of werkgroep bevat in ieder geval:
a. de naam of aanduiding van de commissie of werkgroep;
b. een nauwkeurige omschrijving van het onderwerp waarover de commissie of werkgroep aan de algemene raad dient te rapporteren;
c. het aantal leden en de namen van de leden;
d. de termijn waarvoor de commissie of werkgroep wordt ingesteld;
e. de toepasselijke vacatiegelden en reiskostenvergoedingen, mits van toepassing;
f. bepalingen over de toegang tot vergaderingen van de commissie of werkgroep, vertrouwelijkheid van documenten die in het bezit zijn van de commissie of werkgroep en het afleggen van verantwoording door de commissie of werkgroep.
4. De algemene raad kan één of meer leden van de algemene raad aanwijzen die optreden als portefeuillehouder voor de ingestelde commissie of werkgroep.
Artikel 7 Werkwijze commissies en werkgroepen
1. De commissie of werkgroep stelt haar werkwijze vast in samenspraak met de algemene raad.
2. De leden van de commissie nemen strikte geheimhouding in acht ingevolge artikel 2:5 van de Algemene wet bestuursrecht, omtrent alle informatie en documenten die zij in het kader van hun lidmaatschap van de commissie verkrijgen en die als vertrouwelijk zijn aangemerkt, dan wel waarvan de vertrouwelijkheid uit de aard van de informatie voortvloeit, ook na beëindiging van hun lidmaatschap van de commissie of werkgroep.
3. De verslaglegging en advisering door de commissie of werkgroep is vertrouwelijk, tenzij en voor zover de algemene raad besluit tot openbaarmaking of bij of krachtens wettelijk voorschrift openbaarmaking verplicht is.
4. De algemeen secretaris van de Nederlandse orde van advocaten houdt een overzicht bij van de op grond van artikel 7 ingestelde commissies en werkgroepen, haar leden, alsmede de datum van hun benoeming.
Paragraaf 2 De vergaderingen van de algemene raad
Artikel 8 Oproeping ter vergadering
1. De algemene raad stelt jaarlijks een vergaderschema vast.
2. De algemeen secretaris verzendt ten minste vier dagen voor een vergadering de leden van de algemene raad een bericht met vermelding van tijdstip en plaats van de vergadering en een agenda.
3. De algemeen deken kan extra vergaderingen uitroepen. Het bepaalde in het tweede lid is van overeenkomstige toepassing.
4. Een lid van de algemene raad dat is verhinderd een vergadering bij te wonen, doet hiervan zo spoedig mogelijk mededeling aan de algemeen secretaris.
Artikel 9 Vergaderstukken
1. Voorstellen of adviezen van het bureau die aan de algemene raad worden voorgelegd, worden voorbereid door of onder verantwoordelijkheid van de algemeen secretaris, gehoord de portefeuillehouder.
2. De algemeen secretaris verzendt vergaderstukken gelijktijdig met de agenda, bij voorkeur zes werkdagen voor de vergadering, of zo spoedig mogelijk daarna via een nazending.
3. Indien na het verzenden van de agenda vergaderstukken worden nagezonden, wordt hiervan bij de verzending van de agenda mededeling gedaan aan de leden van de algemene raad.
4. De vergaderstukken zijn vertrouwelijk, tenzij en voor zover de algemene raad besluit tot openbaarmaking of bij of krachtens wettelijk voorschrift openbaarmaking verplicht is.
Artikel 10 Gesloten deuren en toehoorders
1. De algemene raad vergadert achter gesloten deuren.
2. De voorzitter van de vergadering kan toehoorders uitnodigen bij de vergadering aanwezig te zijn.
3. Zonder toestemming van de voorzitter is het niet toegestaan beeld- en geluidsopnames te maken van een vergadering van de algemene raad.
Artikel 11 Orde van de vergadering
1. De voorzitter stelt ieder agendaonderwerp afzonderlijk aan de orde.
2. Na sluiting van de beraadslaging kan de voorzitter het onderwerp ter besluitvorming voorleggen.
Artikel 12 Verslaglegging
1. De algemeen secretaris wijst een verslaglegger aan die de notulen opmaakt van de vergaderingen van de algemene raad.
2. De verslaglegging houdt in:
a. een opgave van de aanwezige personen, evenals de leden van de algemene raad die hebben afgemeld;
b. een vermelding van de behandelde aangelegenheden;
c. zo nodig een korte weergave van de gevoerde discussie;
d. een overzicht van het resultaat van de besluitvorming;
3. De verslaglegger verzendt de conceptverslaglegging met de vergaderstukken van een volgende vergadering.
4. De algemene raad stelt de verslaglegging vast bij een volgende vergadering.
5. De vastgestelde verslaglegging wordt geparafeerd door de algemeen deken teneinde een authentieke versie te creëren ten behoeve van de archivering.
Artikel 13 Aanvangsquorum
Een vergadering van de algemene raad wordt niet gehouden wanneer ingevolge artikel 39, tweede lid, van de Advocatenwet niet ten minste vijf leden zijn opgekomen.
Paragraaf 3 Besluitvorming
Artikel 14 Stemmingsquorum
Een stemming in de algemene raad is nietig indien daaraan ingevolge artikel 42, eerste lid, van de Advocatenwet niet ten minste vijf leden hebben deelgenomen.
Artikel 15 Beraadslaging en stemming
1. De algemene raad heeft een collegiaal besluitvormingsmodel, waarbij ondanks het streven naar eenstemmigheid besluiten bij meerderheid van stemmen worden genomen.
2. De algemeen deken of een lid van de algemene raad neemt niet deel aan de beraadslaging en onthoudt zich van besluitvorming, indien deze persoon of de algemene raad van mening is dat er sprake is van belangenverstrengeling of de schijn van belangenverstrengeling die de taakvervulling van de algemene raad schaadt of kan schaden.
3. Voor het tot stand komen van een besluit is ingevolge artikel 43, eerste lid, van de Advocatenwet een volstrekte meerderheid nodig van de leden die aan de stemming hebben deelgenomen, waaronder wordt verstaan meer dan de helft van het totaal aantal uitgebrachte voor- of tegenstemmen.
4. De voorzitter kan constateren dat een voorstel zonder stemming of bij acclamatie is aangenomen.
5. Voorstellen die tijdens de vergadering worden toegevoegd aan de agenda komen voor besluitvorming in aanmerking, indien alle leden aanwezig zijn of de afwezigen het besluit daarna bekrachtigen.
6. Besluitvorming kan zowel binnen als buiten vergadering plaatsvinden, waarbij de algemeen deken, of bij ontstentenis diens waarnemer, kan bepalen dat vergadering en besluitvorming telefonisch of via datacommunicatie plaatsvindt.
Paragraaf 4 Governance algemene raad
Artikel 16 Taakvervulling
1. Elk lid van de algemene raad is tegenover de algemene raad gehouden tot een behoorlijke vervulling van zijn taak.
2. De leden van de algemene raad onthouden zich van alles wat een goede taakvervulling van de algemene raad kan schaden.
Artikel 17 Vertrouwelijkheid
1. De leden van de algemene raad nemen strikte geheimhouding in acht ingevolge artikel 2:5 van de Algemene wet bestuursrecht, omtrent alle informatie en documenten die zij in het kader van hun functie verkrijgen en die als vertrouwelijk zijn aangemerkt, dan wel waarvan de vertrouwelijkheid uit de aard van de informatie voortvloeit, ook na beëindiging van hun lidmaatschap van de algemene raad.
2. In het kader van een non-actiefstelling van een lid van de algemene raad wordt eveneens strikte geheimhouding in acht genomen, tenzij daarover andersluidende afspraken zijn gemaakt.
3. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing op diegenen die belast zijn met de administratieve en secretariële ondersteuning van de algemene raad en op diegenen die vergaderingen geheel of gedeeltelijk hebben bijgewoond.
Artikel 18 Beheer geldmiddelen
De algemene raad beheert de geldmiddelen van de Nederlandse orde van advocaten, waarbij de portefeuillehouder financiën optreedt als eerste aanspreekpunt voor het bureau.
Artikel 19 Mandaat, volmacht, machtiging
1. De algemene raad stelt een mandaatbesluit en procuratiebesluit vast, waarin mandaat, volmacht en machtiging wordt verleend.
2. De algemene raad kan reglementen vaststellen met beheersmaatregelen, waaronder functiescheiding en onderscheiding van rollen.
Artikel 20 Nevenfuncties
1. De leden van de algemene raad melden iedere nevenfunctie voorafgaand aan de aanvang daarvan bij de algemeen secretaris.
2. De leden van de algemene raad aanvaarden slechts nevenfuncties nadat de algemene raad heeft aangegeven dat daartegen geen bezwaar bestaat.
3. De algemeen secretaris publiceert de nevenfuncties op een voor advocaten toegankelijke plaats.
Artikel 21 Meldingen
De algemeen deken en de overige leden van de algemene raad melden iedere omstandigheid die een goede taakvervulling kan schaden, daaronder begrepen iedere ingediende tuchtklacht, aansprakelijkstelling of data-lek, en ieder belang dat mogelijk een conflict kan opleveren met het belang van of afbreukrisico kan vormen voor de algemene raad of de Nederlandse orde van advocaten, onverwijld bij de algemeen secretaris en de algemeen deken.
Artikel 22 Voorzieningen en sancties
1. De algemene raad bespreekt welke voorzieningen en sancties jegens een lid worden getroffen of volgen, ingeval een gemelde omstandigheid daartoe aanleiding geeft of ingeval laakbaar is gehandeld.
2. Een voorziening kan onder andere bestaan uit het laten verzorgen van rechtsbijstand door een advocaat.
3. Een sanctie kan onder andere bestaan uit gehele of gedeeltelijke taakontheffing gedurende een bepaalde periode, waarbij tijdens deze periode geen respectievelijk gedeeltelijk aanspraak bestaat op de vergoeding.
4. Bij een besluit tot terugtreden uit de algemene raad als gevolg van een gemelde omstandigheid kan de algemene raad in uitzonderlijke gevallen besluiten tot voortzetting van de vergoeding tot ten hoogste drie maanden na het besluit tot terugtreden.
Artikel 23 Afkoelperiode
1. De algemeen deken en de overige leden van de algemene raad stellen zich gedurende de uitoefening van deze functie en gedurende twee jaren na uittreden uit de algemene raad niet verkiesbaar voor een functie bij een raad van de orde in een arrondissement, het college van afgevaardigden of een tuchtcollege.
2. Van het eerste lid kan worden afgeweken, indien schriftelijke afspraken met de algemene raad zijn gemaakt die mogelijke belangenconflicten voldoende voorkomen.
Paragraaf 5 Voordrachten, benoemingen en aanbevelingen
Artikel 24 Voordracht leden algemene raad
1. De algemene raad stelt een profielschets op ten behoeve van de verkiezing van één of meerdere leden van de algemene raad of de algemeen deken en bespreekt deze profielschets met de agendacommissie van het college van afgevaardigden. De algemene raad betrekt bij het opstellen van de profielschets in ieder geval een evenwichtige samenstelling en publiceert de vacature.
2. De selectiecommissie, bestaande uit één of meerdere leden van de algemene raad en de algemeen secretaris, voert de selectiegesprekken.
3. De algemeen secretaris voert een antecedentenonderzoek uit als bedoeld in artikel 29 van dit reglement op de voorgenomen voorgedragen kandidaat.
4. De algemene raad doet een voordracht van een kandidaat voor het lidmaatschap van de algemene raad. De algemene raad neemt de agendacommissie van het college van afgevaardigden mee in zijn afweging die is gemaakt om te komen tot het doen van een voordracht en geeft de agendacommissie van het college van afgevaardigden de mogelijkheid tot het voeren van een gesprek met de kandidaat.
5. In het geval het de verkiezing betreft voor de vacature van algemeen deken en de kandidaat al zitting heeft in de algemene raad, zijn het tweede, derde en vierde lid niet van toepassing en wordt de kandidaat besproken met de agendacommissie van het college van afgevaardigden, waarna voordracht plaatsvindt.
Artikel 25 Voordracht leden-advocaten hof van discipline
1. De algemene raad stelt samen met het hof van discipline een profielschets op ten behoeve van de verkiezing van een of meer leden-advocaten en plaatsvervangend leden-advocaten bij het hof van discipline door het college van afgevaardigden, met daarin in ieder geval de vereiste competenties en vaardigheden.
2. Een selectiecommissie, bestaande uit in ieder geval een lid van de algemene raad en de (plaatsvervangend) voorzitter van het hof van discipline, bereiden de voordracht voor.
3. De algemene raad doet met inachtneming van de profielschets een voordracht tot verkiezing van een of meer leden-advocaten en plaatsvervangend leden-advocaten bij het hof van discipline.
4. Naar het oordeel van de algemene raad wordt bij de voordracht in ieder geval een evenwichtige samenstelling in aanmerking genomen.
5. De algemene raad draagt geen advocaat voor:
a. die minder dan zeven jaren ervaring heeft als advocaat;
b. die in de periode van twee jaar voor de voordracht lid is geweest van de algemene raad of deken is geweest in de orde van advocaten in een arrondissement;
c. die in de periode van één jaar voor de voordracht lid is geweest van het college van afgevaardigden of lid is geweest van het bestuur van een specialisatievereniging;
d. die een duurzaam samenwerkingsverband heeft met een ander advocaat-lid in het hof van discipline;
e. die zodanige tuchtrechtelijke antecedenten heeft dat deze aan verkiezing in de weg staat;
f. die de leeftijd van zeventig jaar heeft bereikt.
Artikel 26 Aanbeveling college van toezicht
1. De algemene raad stelt een profielschets op ten behoeve van de aanbeveling voor leden van het college van toezicht.
2. De algemene raad doet met inachtneming van de profielschets een aanbeveling voor een of meer leden van het college van toezicht, ingevolge artikel 36a, tweede lid, van de Advocatenwet.
3. Naar het oordeel van de algemene raad wordt bij de aanbeveling in ieder geval een evenwichtige samenstelling in aanmerking genomen.
4. De algemene raad beveelt uitsluitend personen aan die de leeftijd van zeventig jaar nog niet hebben bereikt.
Artikel 27 Voordracht raad van advies
1. De algemene raad stelt een profielschets op ten behoeve van de voordracht voor leden van de raad van advies.
2. De algemene raad doet met inachtneming van de profielschets een voordracht voor een of meer leden van de raad van advies, op grond van artikel 2.3, eerste lid, van de Verordening op de advocatuur.
3. Naar het oordeel van de algemene raad wordt bij de voordracht in ieder geval een evenwichtige samenstelling in aanmerking genomen.
4. De algemene raad draagt uitsluitend personen voor die de leeftijd van zeventig jaar nog niet hebben bereikt.
Artikel 28 Benoeming (advies)commissies
1. De algemene raad stelt een profielschets op ten behoeve van benoemingen van leden van de:
a. commissie cassatie, bedoeld in artikel 2.8, eerste lid, van de Verordening op de advocatuur;
b. CCBE-commissies en werkgroepen, bedoeld in artikel 2.13, tweede lid, van de Verordening op de advocatuur;
c. adviescommissie regelgeving, bedoeld in artikel 2.16, eerste lid, van de Verordening op de advocatuur;
d. adviescommissie beroepsopleiding advocaten, bedoeld in artikel 2.19a, eerste lid, van de Verordening op de advocatuur;
e. overige adviescommissies, bedoeld in artikel 2.20 van de Verordening op de advocatuur;
f. commissie disciplinaire rechtspraak, bedoeld in artikel 2.23a, eerste lid, van de Verordening op de advocatuur.
2. Naar het oordeel van de algemene raad wordt bij de benoeming in ieder geval een evenwichtige samenstelling in aanmerking genomen.
3. De algemene raad benoemt uitsluitend personen die de leeftijd van zeventig jaar nog niet hebben bereikt.
Artikel 29 Antecedentenonderzoek
1. De algemene raad laat door of namens de algemeen secretaris, een antecedentenonderzoek uitvoeren voor advocaat-leden en verzoekt niet-advocaat-leden om een Verklaring Omtrent het Gedrag op te vragen, ten behoeve van de selectie voor alle in deze paragraaf genoemde voordrachten, aanbevelingen of benoemingen.
2. De maatregelen waarschuwing, berisping en geldboete, genoemd in artikel 48, tweede lid, van de Advocatenwet, langer dan vijf jaren geleden opgelegd worden niet meegewogen.
3. Geen voordracht of benoeming vindt plaats als een maatregel, genoemd in artikel 48, tweede lid, onderdeel b, c en d, van de Advocatenwet, en/of de maatregelen bestuurlijke boete en last onder dwangsom, genoemd in artikel 45g Advocatenwet, zijn opgelegd minder dan twee jaren geleden.
4. Bij de selectie voor een voordracht of benoeming kunnen de motivering en overwegingen in de uitspraak van de tuchtrechter in verband met de uit te oefenen functie worden betrokken.
Paragraaf 6 Slotbepalingen
Artikel 30 Onvoorziene omstandigheden
In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de algemeen deken, gehoord de andere leden van de algemene raad.
Artikel 31 Intrekking
Het bestuursreglement van de algemene raad van de Nederlandse orde van advocaten (Bestuursreglement algemene raad) vastgesteld bij besluit van de algemene raad van 5 juli 2019 en de beleidsregel over aanbevelingen, voordrachten en benoemingen door de algemene raad (Beleidsregel benoemingen) vastgesteld bij besluit van de algemene raad van 16 juni 2022 worden ingetrokken.
Artikel 32 Inwerkingtreding
Dit reglement treedt in werking met ingang van 1 september 2024.
Artikel 33 Citeertitel
Dit reglement wordt aangehaald als: Huishoudelijk reglement algemene raad.