Huishoudelijk reglement voor het college van afgevaardigden der Nederlandse orde van advocaten [Historische versie; geldig 01-01-2015 - 30-09-2015]

1. De deken van de Nederlandse orde van advocaten bekleedt ingevolge artikel 38, eerste lid, van de Advocatenwet het voorzitterschap van de vergadering van het college van afgevaardigden. Zo nodig voorziet het college van afgevaardigden zelf in het voorzitterschap.
2. De voorzitter van de vergadering bepaalt de orde van de vergadering. De voorzitter bevordert een efficiënt verloop van de vergadering, eventueel door het hanteren van spreektijd en één of meerdere spreekronde(n).

1. De deken van de Nederlandse orde van advocaten roept bijeen de vergadering van het college van afgevaardigden ingevolge artikel 37, eerste lid, van de Advocatenwet.
2. De deken van de Nederlandse orde van advocaten roept bijeen een vergadering van het college van afgevaardigden indien ingevolge artikel 37, eerste lid, van de Advocatenwet ten minste vier leden van het college van afgevaardigden dit schriftelijk verzoeken, waarbij de vergadering binnen een maand na ontvangst van het verzoek wordt gehouden.
3. Voor de berekening van de in het tweede lid bedoelde termijn van een maand wordt de tijdsperiode van 15 juni tot en met 15 september niet meegerekend.
4. Bij ontstentenis of verhindering van de deken van de Nederlandse orde van advocaten worden zijn taken waargenomen door een lid van de algemene raad, daartoe door de algemene raad aangewezen.

1. De van de deken uitgaande oproep voor de vergaderingen van het college van afgevaardigden wordt schriftelijk (per e-mail) op een termijn van ten minste veertien dagen gericht tot alle leden en plaatsvervangende leden van het college van afgevaardigden, met vermelding van plaats, dag en uur van de vergadering.
2. In bijzondere gevallen, ter beoordeling van de deken, kan deze termijn worden verkort, doch niet tot minder dan vijf dagen.
3. In geval van verhindering stelt een lid van het college van afgevaardigden het ingevolge artikel 20, vierde lid, van de Advocatenwet in aanmerking komende plaatsvervangend lid daarvan onverwijld in kennis.

1. De deken vermeldt in de oproep tot een vergadering van het college van afgevaardigden de onderwerpen die in behandeling zullen komen. Hij is verplicht een bepaald onderwerp in de oproep te vermelden, indien ten minste vier leden van het college van afgevaardigden hem dit schriftelijk ten minste vier weken voor de vergadering hebben verzocht.
2. De vergadering beslist slechts over de onderwerpen die in de oproep zijn vermeld, tenzij 2/3 van het aantal leden van het college van afgevaardigden van oordeel is dat over een onderwerp, dat niet in de oproep is vermeld, kan worden beslist.
3. Indien de oproep de leden van het college van afgevaardigden niet tijdig heeft bereikt, wordt op verzoek van het college van afgevaardigden de beraadslaging en de besluitvorming over het desbetreffende onderwerp uitgesteld, teneinde hen in staat te stellen met de leden van de plaatselijke Orde overleg te plegen.

1. De vergaderingen van het college van afgevaardigden kunnen als toehoorder worden bijgewoond door:
1. de plaatsvervangende leden;
2. de deken van een orde van advocaten in een arrondissement of diens waarnemer;
3. iedere advocaat voor zover de plaatsruimte het toelaat;
4. niet-advocaten op uitnodiging van de algemene raad.
2. Voordat een advocaat, niet zijnde lid of plaatsvervangend lid van het college van afgevaardigden, tot bijwoning van een vergadering wordt toegelaten, kan de deken hem verzoeken zich als zodanig te identificeren. Indien de deken zulks voor de handhaving van de orde van de vergadering nodig acht, kan hij verdere bijwoning aan een toehoorder ontzeggen of besluiten te beraadslagen met gesloten deuren.
3. Op voorstel van de deken of van ten minste vier leden van het college van afgevaardigden kan de vergadering steeds om redenen, ontleend aan het algemeen belang of aan het belang van de Nederlandse orde van advocaten, besluiten met gesloten deuren te beraadslagen en te beslissen. Beraadslaging over en beslissing op zulk een voorstel geschiedt met gesloten deuren zodra dit wordt verlangd door de deken of hiervoor genoemde voorstellers. Sluiting van de deuren geldt niet voor plaatsvervangende leden.

1. De secretaris van de algemene raad of diens plaatsvervanger woont de vergadering van het college van afgevaardigden bij en houdt de notulen. De deken kan één van de aanwezigen aanwijzen om de notulen te houden.
2. De secretaris zendt een ontwerp voor de notulen aan de leden van de algemene raad en de leden en plaatsvervangende leden van het college van afgevaardigden. Een ieder die in de vergadering aanwezig is geweest kan binnen veertien dagen de opmerkingen, waartoe het ontwerp aanleiding geeft, schriftelijk kenbaar maken.
3. Er is een notulencommissie. De deken benoemt, tenzij de vergadering zelf tot benoeming besluit, bij de aanvang van de vergadering uit haar midden de notulencommissie, bestaande uit de deken en twee leden van het college van afgevaardigden. Na afloop van de in het tweede lid genoemde termijn worden de notulen vastgesteld door de notulencommissie. De notulencommissie ondertekent de notulen na vaststelling.
4. De vastgestelde notulen worden in hun geheel ter beschikking gesteld aan alle leden en plaatsvervangende leden van het college van afgevaardigden, aan de raden van toezicht, aan de raden en het hof van discipline, en aan de vertegenwoordiger van de Jonge Balie Nederland. De notulen zijn bovendien voor iedere advocaat op aanvraag of via een (gratis) abonnement te verkrijgen bij het bureau van de Orde.

1. Het college van afgevaardigden kan, al dan niet op voorstel van de algemene raad, commissies instellen voor specifieke onderwerpen die van belang zijn voor het uitoefenen van haar taken of ter voorbereiding van de besluitvorming tijdens vergaderingen van het college van afgevaardigden.
2. Een commissievergadering kan onder meer gericht zijn op:

a. de voorbereiding van een ontwerpverordening;
b. de bespreking van een ander aan de commissie ter beschikking gesteld stuk;
c. het van gedachten wisselen over het algemeen beleid

In de vergadering van het college van afgevaardigden wordt:

1. door de financiële commissie, bedoeld in artikel 32, derde lid, van de Advocatenwet, over het afgelopen jaar een verslag uitgebracht en een voorstel gedaan over het al dan niet goedkeuren van die rekening en verantwoording, dit nadat de secretaris, bij voorkeur niet minder dan veertien dagen vóór de dag van de vergadering, een afschrift van het verslag over de rekening uitgebracht door een daartoe door de algemene raad aangewezen accountant, aan ieder lid van de commissie heeft toegezonden;
2. de begroting voor het komende Ordejaar vastgesteld en ingevolge artikel 32, tweede lid, van de Advocatenwet, de bedragen bepaald, welke de leden van de Orde in het komende jaar moeten bijdragen in de door de Orde te maken kosten, één en ander aan de hand van een raming van inkomsten en uitgaven, opgemaakt door de algemene raad, welke bij de oproeping voor de vergadering of zo spoedig mogelijk daarna aan het college van afgevaardigden wordt toegezonden, met daarbij het advies van de financiële commissie;
3. voorzien in de vacatures in de algemene raad, waartoe in de oproeping voor de vergadering wordt vermeld in welke vacatures moet worden voorzien;
4. voor zover nodig overgegaan tot verkiezing van leden en plaatsvervangende leden van een raad of het hof van discipline, waartoe in de oproeping voor de vergadering wordt vermeld in welke plaatsen moet worden voorzien;
5. de financiële commissie, bedoeld in artikel 32, derde lid, van de Advocatenwet, benoemd, bestaande uit drie leden, alsmede één plaatsvervanger, optredende in de volgorde van benoeming;
6. voorzien in de vacatures in de agendacommissie;
7. in behandeling gebracht, wat verder op de agenda voorkomt;
8. de rondvraag gesteld.

1. De algemene raad dient een ontwerpverordening in bij het college van afgevaardigden door toezending van het ontwerp met een toelichting aan alle leden en plaatsvervangende leden van het college van afgevaardigden.
2. De algemene raad stuurt de reacties op de ontwerpverordening tegelijk met het voorstel aan het college van afgevaardigden, indien de algemene raad het oordeel van de raden van toezicht of derden heeft ingewonnen.

1. De meerderheid van de leden van het college van afgevaardigden kan besluiten, al dan niet op voorstel van de algemene raad, een geagendeerd onderwerp voor te leggen aan de leden van de plaatselijke Orde van advocaten, alvorens besluitvorming over dat onderwerp plaatsvindt.
2. Indien het in het eerste lid bedoelde besluit is genomen, treden de leden van het college van afgevaardigden in overleg met de hen betreffende plaatselijke raad van toezicht over de vraag of en hoe de leden van de plaatselijke Orde van advocaten in de gelegenheid worden gesteld hun gevoelen te doen blijken tegenover de leden van het college van afgevaardigden en met dezen over het door afgevaardigden in de vergadering in te nemen standpunt van gedachten te wisselen.
3. De leden van het college van afgevaardigden betrekken in hun overwegingen de aan hen gebleken zienswijzen van de leden van de plaatselijke Orde van advocaten bij de besluitvorming in het college van afgevaardigden.

1. Voorstellen voor ontwerpverordening of een amendement op enig voorstel of op een ontwerpverordening worden ingevolge artikel 28, tweede lid, van de Advocatenwet ingediend door ten minste vijf leden van het college van afgevaardigden.
2. Een voorstel of een amendement wordt schriftelijk ingediend bij voorkeur veertien dagen voor de vergadering van het college van afgevaardigden bij de secretaris van het college van afgevaardigden.

1. Dit huishoudelijk reglement treedt in werking op 1 januari 2013.
2. Het huishoudelijk reglement van 27 maart 2008 wordt ingetrokken.