Bestuursreglement algemene raad

In dit reglement wordt verstaan onder:

algemeen deken: de deken, bedoeld in artikel 18, eerste lid, van de Advocatenwet;

algemeen secretaris: de secretaris, bedoeld in artikel 34, van de Advocatenwet;

algemene raad: de raad, bedoeld in artikel 18, eerste lid, van de Advocatenwet;

tuchtcollege: een raad van discipline als bedoeld in artikel 46aa, of het hof van discipline, bedoeld in artikel 51, van de Advocatenwet;

tuchtklacht: een aan de raad van discipline ter kennis gebrachte klacht als bedoeld in artikel 46c, tweede lid, of artikel 46f, van de Advocatenwet.

1. De leden van de algemene raad worden ingevolge artikel 19, eerste lid, van de Advocatenwet, verkozen door het college van afgevaardigden.
2. De algemene raad stelt elk kalenderjaar in de eerste maand een rooster van aftreden vast, ingevolge artikel 19, vierde lid, van de Advocatenwet.

1. De algemene raad stelt voor ieder lid diens portefeuille vast.
2. De portefeuilleverdeling laat onverlet de gezamenlijke verantwoordelijkheid voor het beleid van de Nederlandse orde van advocaten.
3. De algemeen secretaris publiceert de portefeuilleverdeling op een voor advocaten toegankelijke plaats.

1. De algemeen deken bekleedt ingevolge artikel 38, eerste lid, van de Advocatenwet, het voorzitterschap van de vergaderingen van de algemene raad.
2. De voorzitter van de vergadering bepaalt de orde van de vergadering en bevordert een efficiënt verloop van de vergaderingen.

1. Er is een agendacommissie die bestaat uit de algemeen deken, de waarnemend deken en de algemeen secretaris.
2. De agendacommissie heeft tot taak het opstellen van het vergaderschema, het vaststellen van de agenda voor de vergaderingen van de algemene raad en het bespreken van de werkzaamheden bij actualiteiten.
3. De algemeen deken roept ingevolge artikel 37, eerste lid, van de Advocatenwet in ieder geval een vergadering bijeen indien ten minste twee leden van de algemene raad daarom verzoeken.

1. De algemene raad kan commissies en werkgroepen instellen ter voorbereiding van besluitvorming door de algemene raad en/of ter advisering aan de algemene raad over aangelegenheden die verband houden met de taken van de Nederlandse orde van advocaten.
2. De op grond van het eerste lid ingestelde commissie betreft niet een adviescommissie wetgeving als bedoeld in artikel 2.21 van de Verordening op de advocatuur.
3. Het instellingsbesluit van een commissie of werkgroep bevat in ieder geval:
   1. de naam of aanduiding van de commissie of werkgroep;
   2. een nauwkeurige omschrijving van het onderwerp waarover de commissie of werkgroep aan de algemene raad dient te rapporteren;
   3. het aantal leden en de namen van de leden, waaronder mogelijk advocaten;
   4. de termijn waarvoor de commissie of werkgroep wordt ingesteld;
   5. de toepasselijke vacatiegelden en reiskostenvergoedingen, mits van toepassing;
   6. bepalingen over de toegang tot vergaderingen van de commissie of werkgroep, vertrouwelijkheid van documenten die in het bezit zijn van de commissie of werkgroep en het afleggen van verantwoording door de commissie of werkgroep.
4. De algemene raad kan één of meer leden van de algemene raad aanwijzen die optreden als portefeuillehouder voor de ingestelde commissie of werkgroep.

1. De commissie of werkgroep stelt haar werkwijze vast in samenspraak met de algemene raad.
2. De leden van de commissie nemen strikte geheimhouding in acht ingevolge artikel 2:5 van de Algemene wet bestuursrecht, omtrent alle informatie en documenten die zij in het kader van hun lidmaatschap van de commissie verkrijgen en die als vertrouwelijk zijn aangemerkt, dan wel waarvan de vertrouwelijkheid uit de aard van de informatie voortvloeit, ook na beëindiging van hun lidmaatschap van de commissie of werkgroep.
3. De verslaglegging en advisering door de commissie of werkgroep is vertrouwelijk, tenzij en voor zover de algemene raad besluit tot openbaarmaking of bij of krachtens wettelijk voorschrift openbaarmaking verplicht is.
4. Het bureau van de Nederlandse orde van advocaten houdt een overzicht bij van de op grond van artikel 6 ingestelde commissies en werkgroepen, haar leden, alsmede de datum van hun benoeming.

1. De algemene raad stelt jaarlijks een vergaderschema vast.
2. De algemeen secretaris verzendt ten minste vier dagen voor een vergadering de leden van de algemene raad een bericht met vermelding van tijdstip en plaats van de vergadering en een agenda.
3. De algemeen deken kan extra vergaderingen uitroepen. Het bepaalde in het tweede lid is van overeenkomstige toepassing.
4. Een lid van de algemene raad dat is verhinderd een vergadering bij te wonen, doet hiervan zo spoedig mogelijk mededeling aan de algemeen secretaris.

1. Voorstellen of adviezen van het bureau die aan de algemene raad worden voorgelegd, worden voorbereid door of onder verantwoordelijkheid van de algemeen secretaris, gehoord de portefeuillehouder.
2. De algemeen secretaris verzendt vergaderstukken gelijktijdig met de agenda, bij voorkeur de woensdag voor de vergadering, of zo spoedig mogelijk daarna via een nazending.
3. Indien na het verzenden van de agenda vergaderstukken worden nagezonden, wordt hiervan bij de verzending van de agenda mededeling gedaan aan de leden van de algemene raad.
4. De vergaderstukken zijn vertrouwelijk, tenzij en voor zover de algemene raad besluit tot openbaarmaking of bij of krachtens wettelijk voorschrift openbaarmaking verplicht is.

1. De algemene raad vergadert achter gesloten deuren.
2. De voorzitter van de vergadering kan toehoorders uitnodigen bij de vergadering aanwezig te zijn.
3. Zonder toestemming van de voorzitter is het niet toegestaan beeld- en geluidsopnames te maken van een vergadering van de algemene raad.

1. De voorzitter stelt ieder agendaonderwerp afzonderlijk aan de orde.
2. Na sluiting van de beraadslaging kan de voorzitter het onderwerp ter besluitvorming voorleggen.

1. De algemeen secretaris wijst een verslaglegger aan die de notulen opmaakt van de vergaderingen van de algemene raad.
2. De verslaglegging houdt in:
   1. een opgave van de aanwezige personen, evenals de leden van de algemene raad die hebben afgemeld;
   2. een vermelding van de behandelde aangelegenheden;
   3. zo nodig een korte weergave van de gevoerde discussie;
   4. een overzicht van het resultaat van de besluitvorming;
3. De verslaglegger verzendt de conceptverslaglegging met de vergaderstukken van een volgende vergadering.
4. De algemene raad stelt de verslaglegging vast bij een volgende vergadering.
5. De vastgestelde verslaglegging wordt geparafeerd door de algemeen deken teneinde een authentieke versie te creëren ten behoeve van de archivering.

Een vergadering van de algemene raad wordt niet gehouden wanneer ingevolge artikel 39, tweede lid, van de Advocatenwet niet ten minste vijf leden zijn opgekomen.

Een stemming in de algemene raad is nietig indien daaraan ingevolge artikel 42, eerste lid, van de Advocatenwet niet ten minste vijf leden hebben deelgenomen.

1. De algemene raad heeft een collegiaal besluitvormingsmodel, waarbij ondanks het streven naar eenstemmigheid besluiten bij meerderheid van stemmen worden genomen.
2. Voor het tot stand komen van een besluit is ingevolge artikel 43, eerste lid, van de Advocatenwet een volstrekte meerderheid nodig van de leden die aan de stemming hebben deelgenomen, waaronder wordt verstaan meer dan de helft van het totaal aantal uitgebrachte voor- of tegenstemmen.
3. De voorzitter kan constateren dat een voorstel zonder stemming of bij acclamatie is aangenomen.
4. Voorstellen die tijdens de vergadering worden toegevoegd aan de agenda komen voor besluitvorming in aanmerking, indien alle leden aanwezig zijn of de afwezigen het besluit daarna bekrachtigen.
5. Besluitvorming kan zowel binnen als buiten vergadering plaatsvinden, waarbij de algemeen deken, of bij ontstentenis diens waarnemer, kan bepalen dat vergadering en besluitvorming telefonisch of via datacommunicatie plaatsvindt.

Elk lid van de algemene raad is tegenover de algemene raad gehouden tot een behoorlijke vervulling van zijn taak.

1. De leden van de algemene raad nemen strikte geheimhouding in acht ingevolge artikel 2:5 van de Algemene wet bestuursrecht, omtrent alle informatie en documenten die zij in het kader van hun functie verkrijgen en die als vertrouwelijk zijn aangemerkt, dan wel waarvan de vertrouwelijkheid uit de aard van de informatie voortvloeit, ook na beëindiging van hun lidmaatschap van de algemene raad.
2. In het kader van een non-actiefstelling van een lid van de algemene raad wordt eveneens strikte geheimhouding in acht genomen, tenzij daarover andersluidende afspraken zijn gemaakt.
3. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing op diegenen die belast zijn met de administratieve en secretariële ondersteuning van de algemene raad en op diegenen die vergaderingen geheel of gedeeltelijk hebben bijgewoond.

De algemene raad beheert de geldmiddelen van de Nederlandse orde van advocaten, waarbij de portefeuillehouder financiën optreedt als eerste aanspreekpunt voor het bureau.

1. De algemene raad stelt een mandaatbesluit en procuratiebesluit vast, waarin mandaat, volmacht en machtiging wordt verleend.
2. De algemene raad kan reglementen vaststellen met beheersmaatregelen, waaronder functiescheiding en onderscheiding van rollen.

1. De leden van de algemene raad melden iedere nevenfunctie voorafgaand aan de aanvang daarvan bij de algemeen secretaris.
2. De leden van de algemene raad aanvaarden slechts nevenfuncties nadat de algemene raad heeft aangegeven dat daartegen geen bezwaar bestaat.
3. De algemeen secretaris publiceert de nevenfuncties op een voor advocaten toegankelijke plaats.

1. De algemeen deken en de overige leden van de algemene raad kunnen zich verschonen van beraadslaging en besluitvorming, indien deze persoon van mening is dat diens onpartijdigheid bij een bepaalde aangelegenheid in het geding zou kunnen komen.
2. Bij verschoning onthoudt deze persoon zich van stemming en neemt in voorkomende gevallen niet deel aan de beraadslaging.
3. De algemene raad verleent ambtshalve verschoning aan een lid van de algemene raad, indien sprake is van belangenverstrengeling of de schijn van belangenverstrengeling die de taakvervulling van de algemene raad schaadt of kan schaden.

De algemeen deken en de overige leden van de algemene raad melden iedere omstandigheid die een goede taakvervulling kan schaden, daaronder begrepen iedere ingediende tuchtklacht, aansprakelijkstelling of data-lek, en ieder belang dat mogelijk een conflict kan opleveren met het belang van of afbreukrisico kan vormen voor de algemene raad of de Nederlandse orde van advocaten, onverwijld bij de algemeen secretaris en de algemeen deken.

1. De algemene raad bespreekt welke voorzieningen en sancties jegens een lid worden getroffen of volgen, ingeval een gemelde omstandigheid daartoe aanleiding geeft of ingeval laakbaar is gehandeld.
2. Een voorziening kan onder andere bestaan uit het laten verzorgen van rechtsbijstand door een advocaat.
3. Een sanctie kan onder andere bestaan uit gehele of gedeeltelijke taakontheffing gedurende een bepaalde periode, waarbij tijdens deze periode geen respectievelijk gedeeltelijk aanspraak bestaat op de vergoeding.
4. Bij een besluit tot  terugtreden uit de algemene raad als gevolg van een gemelde omstandigheid kan de algemene raad in uitzonderlijke gevallen besluiten tot voortzetting van de vergoeding tot ten hoogste drie maanden na het besluit tot terugtreden.

1. De algemeen deken en de overige leden van de algemene raad stellen zich gedurende de uitoefening van deze functie en gedurende twee jaren na uittreden uit de algemene raad niet verkiesbaar voor een functie bij een raad van de orde in een arrondissement, het college van afgevaardigden of een tuchtcollege.
2. Van het eerste lid kan worden afgeweken, indien schriftelijke afspraken zijn gemaakt die mogelijke belangenconflicten voldoende voorkomen.

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de algemeen deken, gehoord de andere leden van de algemene raad.

Dit reglement treedt in werking met ingang van 15 juli 2019.

Dit reglement wordt aangehaald als: Bestuursreglement algemene raad.