Beleidsregel kantoorhouden buiten Nederland

Noot

Zoals gewijzigd bij besluit van de algemene raad van 1 oktober 2018 (Wijzigingsbesluit beleidsregels 2018).

Algemeen

Op grond van artikel 12, eerste lid, van de Advocatenwet, zijn advocaten verplicht in één arrondissement op één locatie kantoor te houden.

Het komt echter met enige regelmaat voor dat een advocaat zijn kantoor buiten Nederland wil vestigen, terwijl hij zijn inschrijving als Nederlands advocaat op het tableau wil handhaven. De advocaat gaat dan permanent kantoorhouden op een andere locatie in een ander land. Artikel 12, derde lid, van de Advocatenwet, biedt aan advocaten de mogelijkheid ontheffing aan te vragen van de verplichting om in één arrondissement en op één locatie kantoor te houden. De ontheffing beoogt derhalve mogelijk te maken dat de advocaat op permanente basis zijn kantoor vestigt buiten Nederland. Dit is derhalve tevens een kantoorverplaatsing, als bedoeld in artikel 2, achtste lid, van de Advocatenwet.

De minister van Justitie en Veiligheid acht het van groot belang dat de ontheffing geen gevolgen heeft voor het toezicht. Vandaar dat in artikel 12, derde lid, van de Advocatenwet daarover een expliciete regeling is gegeven, namelijk dat de advocaat, indien de ontheffing wordt verleend, blijft behoren tot de orde in het arrondissement waar hij kantoor houdt op het moment van het verzoek om ontheffing. Indien de advocaat niet eerder in een arrondissement kantoor heeft gehouden, behoort hij na verlening van de ontheffing tot de orde van advocaten in het arrondissement Den Haag.

De algemene raad heeft de mogelijkheid voorwaarden te verbinden aan de ontheffing, die in ieder geval moeten inhouden dat voor een ieder duidelijk is op welke locatie de betrokken advocaat bereikbaar is, onder meer in verband met de uitoefening van het toezicht, alsmede het doen afleveren van poststukken, dagvaardingen en processtukken op het juiste adres.

Kort samengevat werkt de regeling van artikel 12 van de Advocatenwet en deze beleidsregel als volgt:

• De advocaat houdt kantoor op de plaats waar de advocaat zijn wezenlijke beroepsactiviteiten verricht en waar het centrum van zijn beroepswerkzaamheden is gelegen;
• De advocaat die het merendeel van zijn tijd op een andere plaats zijn wezenlijke beroepsactiviteiten gaat verrichten en daar het centrum van zijn beroepswerkzaamheden naar verplaatst is verplicht van deze kantoorverplaatsing kennis te geven aan de secretaris van de algemene raad met het oog op de verwerking op het tableau (artikel 2, achtste lid, van de Advocatenwet);
• De advocaat die elders buiten Nederland het merendeel van zijn tijd op een andere plaats zijn wezenlijke beroepsactiviteiten gaat verrichten en daar het centrum van zijn beroepswerkzaamheden naar verplaatst heeft een ontheffing nodig van de algemene raad, waardoor de registratie van het oorspronkelijke kantooradres op het tableau wordt gewijzigd;
• De advocaat die niet voldoet aan het bovenstaande, kan daartoe na aanmaning door de raad van de orde in het arrondissement, op requisitoir van het openbaar ministerie en nadat de rechtbank tot schrapping heeft beslist, van het tableau worden geschrapt (artikel 12, vijfde lid, van de Advocatenwet).

De ontheffing wegens kantoorhouden buiten Nederland en de ontheffing wegens detachering bestaan naast elkaar. Dit houdt in dat een advocaat die zijn kantoor vestigt buiten Nederland en vervolgens wordt gedetacheerd, beide ontheffingen nodig heeft.

Met deze beleidsregel wil de algemene raad transparantie bevorderen en algemene regels geven over de afweging van belangen, de vaststelling van feiten en de uitleg van wettelijke voorschriften bij het gebruik van een bevoegdheid.

Artikel 1 Reikwijdte beleidsregel

De Beleidsregel kantoorhouden buiten Nederland is van toepassing indien een advocaat zijn kantoor wil vestigen in het buitenland of zijn kantooradres in het buitenland wil verplaatsen, terwijl hij zijn inschrijving als Nederlands advocaat op het tableau wil handhaven.

De advocaat zal vermoedelijk derhalve onder home title willen gaan werken in het buitenland (via equivalent van het Nederlandse artikel 16h van de Advocatenwet). Het kan ook zijn dat de advocaat zowel in Nederland als advocaat is ingeschreven alsook in het buitenland is ingeschreven onder beroepstitel van de staat van ontvangst. Ook in dat geval is deze beleidsregel van toepassing.

Artikel 2 Uitleg wettelijke voorschriften

Vanuit de praktijk kwamen vragen over een bepaald begrip in artikel 12, derde lid, van de Advocatenwet. Om deze reden is in deze beleidsregel opgenomen op welke wijze de algemene raad dit begrip uitlegt bij de uitoefening van zijn bevoegdheid.

Bij kantoor is aangesloten bij de uitleg die in de parlementaire geschiedenis is terug te vinden. Er is aangesloten bij de plaats waar de wezenlijke beroepsactiviteiten worden verricht en het centrum van beroepswerkzaamheden. Aldaar maakt de advocaat deel uit van de orde van advocaten in het arrondissement (zie ook Kamerstukken II 2006/07, 30 815, nr. 3, p. 11 en 12 en Kamerstukken II 2009/10, 32 382, nr. 3, p. 22.). In veel gevallen zal dit de vestiging zijn van het advocatenkantoor.

Artikel 3 Verzoek ontheffing

De advocaat moet op zijn initiatief een verzoek indienen om ontheffing. De ontheffing is derhalve een beschikking op aanvraag (zie afdeling 4.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht). Dit houdt ook in dat de bepalingen van die afdeling van toepassing is op de aanvraag. Artikel 4:2 van de Algemene wet bestuursrecht is van overeenkomstige toepassing.

De advocaat kan gebruik maken van een aanvraagformulier, zodat de aanvraag met daarbij alle benodigde gegevens wordt vereenvoudigd.

Het verzoek moet worden ingediend uiterlijk twee maanden voordat de vestiging buiten Nederland aanvangt. Daarmee wordt voorkomen dat een advocaat niet meer vindbaar is. Aangezien een kantoorverplaatsing buiten Nederland niet eenvoudig zal worden gezet, zal dit niet snel bezwarend zijn. Mocht wegens het spoedeisende karakter van de kantoorverplaatsing buiten Nederland het niet mogelijk zijn twee maanden van tevoren het verzoek in te dienen, kan feitelijk wel worden gewerkt op de locatie buiten Nederland, zij het dat dit op eigen risico is van de advocaat, maar wordt de kantoorverplaatsing lopende de aanvraag niet verwerkt op het tableau.

De advocaat die na afloop van de tijdsperiode van de ontheffing buiten Nederland kantoor wil blijven houden, zal een nieuwe aanvraag moeten indienen. De eventuele nieuwe ontheffing wordt eveneens voor periode van ten hoogste drie jaren verleend.

Artikel 4 Weigering van de ontheffing

Volledigheidshalve is in dit artikel opgenomen wanneer de ontheffing wordt geweigerd. Dit is het geval indien de advocaat geen bijzondere redenen heeft gegeven voor de vestiging buiten Nederland en geen gegevens heeft verstrekt over het waarborgen van het naleven van de kernwaarden. Voor de stagiaire geldt dat onvoldoende waarborgen in het opleidingsplan reden is tot weigering van de ontheffing.

Dit artikel laat onverlet dat op andere gronden de ontheffing kan worden geweigerd. De algemene raad zal dit van geval tot geval afwegen.

Artikel 5 Verlening van de ontheffing

Dit artikel vermeldt in welke gevallen (cumulatief) de algemene raad ontheffing zal verlenen.

Het onderdeel a vereist dat de advocaat kenbaar maakt welke bijzondere redenen hij heeft bij de kantoorverplaatsing buiten Nederland. Deze verplichting volgt uit artikel 12, derde lid, van de Advocatenwet. Onder bijzondere redenen kunnen bijvoorbeeld vallen (dus niet uitsluitend) een noodzakelijke uitbreiding van de praktijk in het buitenland, de verbetering van de dienstverlening door vestiging in het buitenland, de verbetering van de vakbekwaamheid of de vergroting van de persoonlijke ontwikkeling in het kader van de praktijkvoering of praktijkuitoefening. Dit zal bij de aanvraag moeten worden aangegeven.

Het onderdeel b sluit aan bij overweging 15 van de Vestigingsrichtlijn. De Vestigingsrichtlijn maakt immers mogelijk de gezamenlijke uitoefening van het beroep van advocaat, ook in de vorm van een samenwerkingsverband. Er moet worden vermeden dat de beroepsuitoefening in groepsverband in de lidstaat van herkomst aanleiding vormt voor belemmering of bemoeilijking van de vestiging van tot een dergelijke groep behorende advocaten in de lidstaat van ontvangst, terwijl het aan de andere kant de lidstaten moet worden toegestaan passende maatregelen te nemen ter verwezenlijking van de legitieme doelstelling van waarborging van de onafhankelijkheid van het beroep. Daarbij is het wenselijk dat in alle lidstaten die beroepsuitoefening in groepsverband toestaan, in bepaalde garanties wordt voorzien. Om inzicht te krijgen in de onafhankelijkheid van de beroepsuitoefening wordt gevraagd in welk praktijkverband hier in Nederland de advocaat werkzaam is en in het buitenland werkzaam zal zijn (vgl. overweging 15 van de Vestigingsrichtlijn).

Het onderdeel c is nodig om de actuele adresgegevens op het tableau te verwerken. Bij verlening van de ontheffing is geen separate melding van de kantoorverplaatsing nodig.

Het onderdeel d sluit aan op de wettelijke regeling dat de raad van de orde in het arrondissement tevoren wordt gehoord. Bij de stagiaire zal het vereiste opleidingsplan onderdeel uitmaken van het horen van de raad van de orde. De algemene raad zal in alle gevallen een eigen afweging maken, maar het advies van de raad van de orde daarin meewegen.

Het tweede lid bepaalt dat de ontheffing slechts voor bepaalde tijd wordt verleend. De advocaat kan aangeven voor welke duur in het buitenland kantoor wordt gehouden. De maximale tijdsperiode is drie jaren. Daarna kan de ontheffing worden verlengd.

Volledigheidshalve wordt vermeldt dat ingevolge artikel 12a van de Advocatenwet de lex silencio positivo niet van toepassing is.

Artikel 6 Voorwaarden in de ontheffing

De algemene raad verbindt voorwaarden aan de ontheffing, onder andere met betrekking tot de kenbaarheid.

De onderdelen a tot en met d zien op de kenbaarheid van de advocaat. De ontheffing wegens kantoorhouden buiten Nederland heeft gevolgen voor de registratie op het tableau. Er is immers sprake van een kantoorverplaatsing naar het buitenland. De verleende ontheffing wordt binnen het bureau van de Nederlandse orde van advocaten doorgegeven ter verwerking van de kantoorverplaatsing op het tableau. De voorwaarden in de ontheffing beogen aan cliënt en derden duidelijkheid te verschaffen over de plaats waar de advocaat kantoor houdt, welke deken bevoegd is inzake het toezicht en waar een eventuele klacht in Nederland kan worden ingediend. Voorts dient de hoedanigheid van de Nederlandse advocaat werkzaam in het buitenland tegenover derden steeds duidelijk kenbaar te zijn (vergelijk gedragsregel 9).

Het onderdeel e is opgenomen ter bescherming van de onafhankelijke beroepsuitoefening door de advocaat.

Op grond van de vestigingsrichtlijn zal de advocaat zich moeten inschrijven in de staat van ontvangst. Aangezien de Nederlandse orde van advocaten en de orde van advocaten in het arrondissement wettelijke verplichtingen hebben om gegevens uit te wisselen met de balie van de staat van ontvangt is in onderdeel f opgenomen dat het bewijs van inschrijving moet worden overgelegd.

In onderdeel g is opgenomen dat de advocaat bij een kantoorverplaatsing/vestiging terug naar Nederland deze terugkeer meldt. De melding geschiedt op grond van artikel 2, achtste lid, van de Advocatenwet. Na de terugkeer wordt de ontheffing ingetrokken, omdat deze dan niet langer nodig is.

De advocaat moet handelen overeenkomstig de voorwaarden, op straffe van intrekking van de ontheffing. Onder voorwaarden vallen niet enkel de voorschriften in de ontheffing, maar ook het bepaalde in de Advocatenwet of de Verordening op de advocatuur. De advocaat wordt erop gewezen dat hij door het kantoorhouden buiten Nederland de hoedanigheid van Nederlandse advocaat niet verliest. Daarom dient de advocaat ook in het kader van kantoorhouden buiten Nederland te voldoen aan het bepaalde in de Advocatenwet, de daarop gebaseerde verordeningen en de maatregelen van de raad van de orde in het arrondissement. Voorts kan de ontheffing worden ingetrokken indien de advocaat onjuiste gegevens heeft verstrekt. De deken van de orde van advocaten in het arrondissement is ingevolge artikel 45a van de Advocatenwet belast met het toezicht op de naleving van de verplichting in één arrondissement op één locatie kantoor te houden. De algemene raad kan een klacht indienen bij de deken van de orde van advocaten in het arrondissement indien de advocaat niet handelt overeenkomstig de voorwaarden.

Artikel 7 Ontheffing aan stagiaire

In dit artikel zijn de voorwaarden voor de ontheffing vermeld indien een stagiaire zijn kantoor wil vestigen buiten Nederland. Hieronder vallen derhalve ook de zogenaamde stagiaire-ondernemers en de buitenstagiaires. Stagiaires hebben (wettelijke) verplichtingen in het kader van de beroepsopleiding en de stage. Het beste voor de opleiding en stage is als een stagiaire geen kantoor gaat houden buiten Nederland en er continuïteit is ten aanzien van zijn werkzaamheden in de Nederlandse rechtspraktijk. In de praktijk kan het echter wenselijk zijn dat een stagiaire toch kantoor gaat houden buiten Nederland. Om te zorgen dat deze kantoorvestiging buiten Nederland niet ten koste gaat van de opleiding, is voorzien in extra waarborgen bovenop de andere bepalingen van deze beleidsregel.

Allereerst wordt vereist dat de patroon het verzoek om ontheffing medeondertekend. Hiermee wordt gewaarborgd dat de patroon op de hoogte is van de kantoorverplaatsing, de afspraken en het opleidingsplan. Bovendien is de patroon derde-belanghebbende.

Daarnaast wordt van de stagiaire vereist dat een individueel opleidingsplan wordt overgelegd. In dit opleidingsplan moeten de maatregelen en de waarborgen staan beschreven die de stagiaire en de patroon hebben genomen om ervoor te zorgen dat de stagiaire binnen de gestelde termijn aan de verplichtingen in het kader van de beroepsopleiding en de stage kan volbrengen. Het zal hierbij gaan om het kunnen deelnemen aan alle onderdelen van het onderwijs, aan alle toetsen, het maken van huiswerkopdrachten, het voldoen aan de lokale opleidingsvereisten, het kunnen optreden in rechte, het voldoende opdoen van praktijkervaring, enzovoorts. Het voordeel van het individueel opleidingsplan is dat kan worden voorzien in maatwerk. Daarbij is relevant in welke fase van de beroepsopleiding en stage de stagiaire zich bevindt. Een verzoek in het laatste jaar van de stage zal eerder worden verleend dan in het eerste jaar, omdat er meer verplichtingen zijn in het eerste jaar. Het volstaat niet om slechts in algemene zin te verklaren dat de stagiaire in staat wordt gesteld om de beroepsopleiding te volgen. Het opleidingsplan moet uiteraard worden nageleefd (vijfde lid).

De raad van de orde wordt eveneens gehoord over het opleidingsplan, wiens advies zwaar wordt meegewogen bij de afweging door de algemene raad (vierde lid).

De ontheffing wordt verleend voor een periode van ten hoogste anderhalf jaar (zesde lid). Het is immers van belang dat de stagiaire kennis maakt met de Nederlandse rechtspraktijk, andere advocaten binnen de balie en de raad van de orde in het arrondissement. De ervaring leert dat deze kennismaking in een later stadium in de carrière van de stagiaire lastiger is, terwijl een stagiaire na de stage geacht wordt om zelfstandig in de Nederlandse rechtspraktijk te kunnen werken.

Volledigheidshalve wordt opgemerkt dat de stagiaire los van de ontheffing kantoorhouden buiten Nederland een verplichting heeft om kantoor te houden bij de patroon (zie artikel 9b, eerste lid, van de Advocatenwet). In geval van kantoorverplaatsing buiten Nederland moet de stagiaire derhalve kantoor blijven houden bij de patroon of anders, naast de ontheffing kantoorhouden buiten Nederland, een vrijstelling vragen bij de raad van de orde van de verplichting bij de patroon kantoor te houden (zie artikel 9b, derde lid, van de Advocatenwet).