Beleidsregel subsidies NOvA

Besluit van de algemene raad van 4 september 2017 houdende de vaststelling van de beleidsregel inzake de verlening van subsidies, de vaststelling van subsidies en de procedure voor het aanvragen van subsidie (Beleidsregel subsidies NOvA)

De algemene raad van de Nederlandse orde van advocaten,

gelet op 32, eerste lid, van de Advocatenwet;

gelet op artikel titel 4.2 en 4.3 van de Algemene wet bestuursrecht;

gelet op paragraaf 2.2.4 van de Verordening op de advocatuur;

stelt het navolgende besluit vast:

Deze beleidsregel is van toepassing op het verlenen van subsidie voor activiteiten die door de stichting ondersteuning tuchtcolleges advocatuur worden uitgevoerd en welke passen binnen de statutaire doelstellingen van de stichting en op het verlenen van subsidies op grond van artikel 4:23, derde lid, van de Algemene wet bestuursrecht.

1. De algemene raad verleent uitsluitend subsidie voor activiteiten die:

a. direct bijdragen aan de wettelijke taak van de Nederlandse orde van advocaten;

b. passen binnen de kernactiviteiten zoals uiteengezet in de begroting van het betreffende kalenderjaar;

c. niet overlappen met activiteiten die de Nederlandse orde van advocaten zelf uitvoert of laat uitvoeren;

2. De algemene raad verleent uitsluitend subsidie indien:

a. de aanvraag is ontvangen voor afloop van de bij verordening bepaalde termijn voor indiening van de aanvraag, of bij gebreke daarvan voor aanvang van het kalenderjaar waarop de subsidie betrekking heeft.

b. de aanvrager een rechtspersoon is, waarbij de statutaire doelstelling overeenkomt met de gebeurtenis waarvoor een subsidie wordt gevraagd;

c. de activiteiten plaatsvinden in Nederland;

d. de aanvrager geen andere activiteiten uitvoert die het belang van de Nederlandse orde van advocaten kunnen schaden;

e. de aanvrager geen andere financiers heeft, wier belangen kunnen conflicteren of niet in lijn zijn met de belangen van de Nederlandse orde van advocaten.

1. De algemene raad stelt krachtens artikel 2.36c van de Verordening op de advocatuur jaarlijks voorafgaand aan het boekjaar het subsidieplafond vast.

2. De algemene raad verlaagt het subsidieplafond indien:

a. de financiële bijdrage voor het betreffende kalenderjaar lager dan het voorstel wordt vastgesteld;

b. er lopende het boekjaar substantiële tekorten of financiële tegenvallers ontstaan ten opzichte van de begroting;

3. De algemene raad verstrekt uitsluitend subsidie voor kosten van activiteiten die de algemene raad noodzakelijk acht voor het bereiken van de doelstelling van de Nederlandse orde van advocaten of van de subsidie-ontvanger.

De algemene raad legt de subsidie-ontvanger verplichtingen op met betrekking tot:

1. de aard en omvang van de activiteiten waarvoor subsidie wordt verleend, namelijk uitsluitend in overeenstemming met artikel 3, eerste lid en artikel 4, derde lid en aan de in de begroting en het activiteitenplan van de subsidie-ontvanger genoemde activiteiten;
2. de administratie van aan de activiteiten verbonden uitgaven en inkomsten; namelijk in overeenstemming met artikel 2:10 van het Burgerlijk Wetboek;
3. het vóór de subsidievaststelling verstrekken van gegevens en bescheiden die nodig zijn voor een beslissing omtrent de subsidie, zijnde de begroting, het activiteitenplan, een onderbouwing van de aanvraag met de berekening van uurtarieven, kostenbegrippen en productienormen (ook door derden), de statuten en reglementen, de polisvoorwaarden van de verzekeringen, de contactgegevens en het bankrekeningnummer waarop het subsidiebedrag moet worden bijgeschreven;
4. de te verzekeren risico’s; namelijk een adequate beroeps- en bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering;
5. het afleggen van rekening en verantwoording omtrent de verrichte activiteiten en de daaraan verbonden uitgaven en inkomsten, door het binnen dertig dagen na afloop van ieder kalenderkwartaal overleggen van een rapportage met daarin zowel financiële informatie (budget- en realisatieprognose met een toelichting op afwijkingen) als informatie over de uitvoering van de activiteiten (bijvoorbeeld zaak instroom);
6. het uitoefenen van controle door een accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek op het door de subsidie-ontvanger gevoerde financiële beheer en de financiële verantwoording daarover; door uiterlijk binnen dertien weken na afloop van het boekjaar een afschrift te verstrekken van de vastgestelde jaarrekening alsmede een separate subsidieverantwoording voorzien van een accountantsverklaring;
7. de wijze waarop het betalingsverkeer en de autorisatie van een betaling plaatsvindt, namelijk door dubbele autorisatie voor alle opdrachten en betalingen, waarbij de bevoegdheden zijn neergelegd op management- of bestuursniveau.

De algemene raad legt bij de subsidiebeschikking de vereisten op dat de subsidie-ontvanger de toestemming van de algemene raad nodig heeft voor:

1. het oprichten van dan wel deelnemen in een rechtspersoon;
2. het wijzigen van de statuten;
3. het in eigendom verwerven, het vervreemden of het bezwaren van registergoederen, indien zij mede zijn verworven door middel van de subsidiegelden, dan wel de lasten daarvoor mede worden bekostigd uit de subsidiegelden;
4. het aangaan en beëindigen van overeenkomsten tot verkrijging, vervreemding of bezwaring van registergoederen of tot huur, verhuur of pacht daarvan, indien deze goederen geheel of gedeeltelijk zijn verworven door middel van de subsidie dan wel de uitgaven daarvoor mede zijn bekostigd uit de subsidie;
5. het aangaan van kredietovereenkomsten en van overeenkomsten van geldlening;
6. het vormen van fondsen en reserveringen (reserves en voorzieningen);
7. het vaststellen of wijzigen van tarieven voor door de subsidie-ontvanger in de gewone uitoefening van zijn gesubsidieerde activiteiten te verrichten prestaties;
8. het ontbinden van de rechtspersoon;
9. het doen van aangifte tot zijn faillissement of het aanvragen van zijn surséance van betaling.
10. het aangaan van verplichtingen met een looptijd langer dan één jaar;
11. het verhogen van de personeelsformatie van de subsidie-ontvanger;
12. het uitputten en onderling aanvullen van begrotingsposten;
13. de aanpassing van de berekening van uurtarieven, kostenbegrippen en productienormen;

1. De egalisatiereserve wordt gevormd uit exploitatieoverschotten (verschil tussen vastgestelde subsidie en de kosten van de activiteiten waarvoor de subsidie werd verleend), met als doel om eventuele toekomstige tekorten op te vangen en daarmee tot een gelijkmatige verdeling van lasten te komen.
2. De jaarlijkse toevoeging aan de egalisatiereserve bedraagt ten hoogste 5% van het verleende subsidiebedrag voor het betreffende boekjaar. De hoogte van de egalisatiereserve bedraagt ten hoogste 7,5% van het verleende subsidiebedrag.
3. Overschrijding in enig jaar van het bij of krachtens deze beleidsregel vastgestelde maximale percentage van de ingestelde egalisatiereserve leidt tot een lagere vaststelling van de verleende subsidie.
4. Indien in enig jaar de activiteiten waarvoor subsidie is verleend niet of slechts gedeeltelijk zijn uitgevoerd, wordt het hieraan verbonden subsidiebedrag niet aan de egalisatiereserve  toegevoegd en wordt het subsidiebedrag teruggevorderd.
5. Aanwending van de egalisatiereserve dient te geschieden overeenkomstig de doeleinden waarvoor de subsidie is verleend.
6. Bij gehele of gedeeltelijke beëindiging van de gesubsidieerde activiteiten, bij intrekking van de subsidieverlening of subsidievaststelling, bij beëindiging van de subsidie en bij ontbinding van de rechtspersoon die de subsidie ontving wordt de met de subsidie gevormde egalisatiereserve teruggevorderd.

Indien de aanvraag en verlening een subsidie betreffen hoger dan € 5.000,- verstrekt de algemene raad de verleende subsidie in drie termijnen, namelijk:

• twee vierde delen van de totaal verleende subsidie in januari;
• één vierde deel van de totaal verleende subsidie in mei; en
• één vierde deel in van de totaal verleende subsidie in september.

Deze beleidsregel treedt in werking met ingang van 1 oktober 2017.

Deze beleidsregel wordt aangehaald als: Beleidsregel subsidies NOvA.